시간관리 노하우 정리(2)

시간관리
카테고리 자기계발 > 자기능력계발
지은이 김지현 (성안당, 2010년)
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시간관리를 위한 기본 철칙

# 사람으로 줄일 수 있는 시간
1. 잘 할 수 있는 사람을 찾자.
    1-1. 아웃소싱 : 잘하는 사람의 도움을 얻는다.
    1-2. 인맥이 중요
2. 명함 관리법
    2-1. 만난 날짜와 장소, 명함에 표기된 기본적 정보 (이름, 연락처, 이메일 주소, 회사, 부서, 직급..), 만났을 때 든 느낌과 특징, 관심사
3. 함께할 사람 찾기 : 함께 할 사람을 찾기 힘들다. (회사내 지위 등등) 함께 할 사람과 지속적 커뮤니케이션을 통해 길들여라. 
4. 조력자와 후원자 찾기
    4-1. 프로젝트가 시작하면 비공식적으로 프로젝트를 소개하고 홍보, 내부 PR. 프로젝트에 우호적인 사람을 조력자로 삼는다.
    4-2. 필ㅇ한 조언을 구하고, 의견을 존중하는 태도를 보인다.

# 시간관리의 시작, 할일 잊지 않기
1. 해야할 일의 중요성 : 오늘 할 일을 내일로 미루지 말라.
2. 여러경로로 다양한 일들이 쏟아진다. : 누가, 언제까지, 왜 그일을 시켰는지 제대로 기록해 둔다.
3. How는 오랜 업무 경험과 교육, 자기 개발을 통해 쌓인다. What을 관리하는 How를 쌓는 첫걸음.
    3-1. 회사에서 내가 하는 일이 얼마나 중요하고 어떤 기대 효과를 가져다 줄 것인지 알아야 한다.
    3-2. 일을 어떤 목적으로 왜 하는 것이고, 그 일 전체에 대한 윤곽을 알고 있어야 한다.
    3-3. 업무요청이 들어오면 가장 먼저 그 일의 전체적인 개요와 윤곽, 목적 등에 대해 반드시 물어야 하며 이후 일의 마감시간 등에 대해 꼭 챙겨야 한다.
    3-4. 요청 받아들이기
          * 업무 목적 : 산출물을 통해 궁극적으로 얻고자 하는게 무엇인지 
          * 구체적 산출물 : 산출물의 형식과 내용
          * 마감시간
          *  사용 가능한 자원
          * 이해관계자들의 내역
4. 업무 요청법 : 요청한 이후 주기적으로 진행사항을 파악한다. 마감시간내 완료가 가능한지 모니터링은 필수
5. To do 잊지 않기 : to do를 잊지 않고 수시로 체크. 내가 앞으로 해야 할 일, 처리해야 할 일, 완료해야 할 일 정리. 눈에 잘 띄는 곳(바탕화면) 등에 위치시켜 수시로 확인
6. 메모의 예
    1[우선순위]. 모바일 위젯 시장 조사[이름] (~3.2[마감기간] / From 박부장[나에게 시킨 사람] /To 박xx[내가 시킨 사람])
7. 사소한 일 가장 먼저 하기 : 중요한 일을 먼저 하는 것 보다 빨리 할 수 있는 사소한 일을 가장 먼저 하는 것이 To Do를 처리하는 효율적인 방법이다. 10분 내에 처리 할 수 있는 To Do들을 정리하고 가장 먼저 처리하자

# 철두철미한 일정관리 테크닉
1. 시작이 반. 약속시간에 1분이라도 어기지 않는 습관
2. 약속에 대한 시간에 대한 기본적 자기 변화
    2-1. 시간통제 : 1시간 후, 10분 후 내가 무엇을 해야 하는지, 어떤 약속이 있는지 항상 인지. 그 약속을 지키기 위해 약속 몇분 전에 움직여야 하는지 염두
3. 항상 내 시간표를 확인 할 수 있어야 한다.
4. 일정관리의 핵심은 내용
    * 일정 내역에 상세한 기록을 하자
    * 일정(누구와, 언제, 어디서)과 함께 무엇을 자세히 적는다.
    * 일정이 끝나고 다시 결과를 추가한다.
    4-1. 일정에 상세 내용기록
         * 상세 내용 : 참석자 연락처, 미팅 목적, 개요 및 참고 할만한 사전 자료

# 경험에서 배워 일의 속도 단축하기
1. 업무 내역 꼼곰하게 기록하기 : 회사 생활을 하며 경험한 프로젝트는 꼼꼼히 기록한다.
2. 프로젝트 위주로 정리
    2-1. 이슈 발생시 마다 기록
    2-2. 프로젝트 제목, 시작시간, 마감시간, 중간 중간 업무 산출물, 회의록, 이슈 정리
3. 기존 프로젝트의 복기를 통해 배우기
    3-1. 복기를 통해 배우는 것 : 과거 프로젝트 내역을 돌이켜 생각하면서 주요 의사결정을 내린 시점과 문제점 내역, 해결과정을 파악한다. 다시 같은 프로젝트 진행시 담당자, 의사 결정, 유사문제 발생시 처리를 고민한다. 이 과정을 통해 다른 프로젝트 진행시 좀 더 올바르고 정확한 판단이 가능해진다.
4. 업무후 결과 업무일지에 기록하기 : 수행과제와 업적을 기록

# 일의 우선순위 정리법
1. 일의 파급효과 판단하기
    1-1. 내 일과 연계된 전체일의 규모 파악
    1-2. 내가 하는 일이 어떤 목표 달성을 위한 프로젝트에 속하는지 아는게 중요
    1-3. 일을 할때 그 일에 대한 개요와 목적, 목표 그리고 관련된 업무담당자에 대해서 충분히 업무요청자, 상사와 상의해서 물어야 한다.
2. 업무의 목적, 목표가 무엇인지 알고 우선순위를 정한다.
3. 상사에게 물어보기 : 일을 제때, 제대로 끝내려면 충분히 질문한다.
4. 동시 다발적으로 모두 해내기 : 여러가지 일을 모두 마감일에 맞게 해내야 한다면 산출물의 퀄리트를 낮출 수 밖에 없다. 균형감을 잘 찾는것이 중요하다.

# 시간당 생산성 높이기
1. 몰입과 집중의 힘 : 집중 시간대를 찾아 그 어느것도 방해받지 않도록 여건을 만들어야 한다.
2. 생산적인 시간 활용법
    2-1. 업무 집중이 잘 안되는 시간 : 단순 반복잡업, 정리 작업, 자료 수집
    2-2. 비부가가치 업무 : 시간을 투입하면 할수록 비례해서 산출물이 생산되는 업무
3. 자투리 시간 활용
    3-1. 자투리 시간을 줄이려 하지 말고 활용하라

# 업무 지체 지점 찾아내기
1. 막히는 곳 찾기 : 업무를 가급적 잘게 나누고 각각 업무에 들어가는 시간을 주의깊게 관찰해서 시간 안배
2. 업무를 진행하는 4가지 방법 : 실행, 위임, 연기 제거
    2-1. 시간관리의 마지막 단계는 빠르게 일 처리를 하거나 좀 더 많은 시간을 할애해서 일을 하는게 아니라 일을 효율적으로 줄이는 것이다.
3. 권한 위임의 중요성 : 일의 책임, 업무 부담과 권한도 함께 준다.

# 성실함과 책임감의 시간관리
1. 똑똑함은 성실함을 이길 수 없다. : 꾸준하고 성실하게 일하는 것이 시간관리의 왕도
2. 사명감과 책임감을 갖고 일하라 : 맡은 일에 대한 사명감과 책임감으로 회사에 기여해만 한다는 동기부여를 통해 자기암시를 주어서 성실함의 태도를 견지한다.
3. 작은 목표로 큰 목적 달성하기 : 하루하루 작은 목표를 달성하며 목표 달성의 희열을 느낀다
    3-1. 작은 목표 설정의 예
         * 업무내역 : 1/4분기 이벤트 효과 분석
         * 큰목표 : 차기 이벤트 진행에 실질적 참고가 되는 자세한 보고서 작성
         * 4.2 목표 : 이벤트 응모자, 당첨자 수 자료 엑셀 집계
         * 4.3 목표 : 이벤트 소요경비, 세부 항목 문서정리
4. 내 시간 조망하기 : 일(빨강), second job(녹색), 새로운 도전, 경험(파랑)

# 리더의 팀 시간관리
1. 명부, 명게, 똑부, 똑게
2. 리더는 똑게 > 멍게 > 똑부 > 멍부 순
3. 개인은 똑부 > 명부 > 똑게 > 멍게 순
4. 팀원에 대해 알아야 할 점
    4-1. 업무지식과 역량, 특정업무의 경험여부, 특장점
    4-2. 현재 맡고 있는 업무내역
    4-3. 그들의 업무 분장내역

# 성실한 사람도 즐기는 사람을 이길 수 없다.
1. 할 수 있는 일과 하고 싶은 일의 차이
    * 할 수 있는 일 : 내 능력과 역량으로 할 수 있는 일
    * 하고 싶은 일 : 내 역량 부족으로 할 수 없는 일, 능력과 역량을 키워 준비해야 한다.
2. 즐겁게 일하는 것이 핵심 : 하고 싶은 일이 즐거운 일
3. 시간 관리를 효과적으로 하는 방법 : 일을 성실하고 스마트하게 즐기면서 하는 것이다.

# 미래의 시간을 위해 오늘의 시간 관리법
1. 시간관리의 최대적은 망설임
2. 멀티태스킹 속에서 느끼는 일처리의 속도전 : 일을 적적히 조정하여 우선순위를 정해 일을 하면 충분히 할 수 있다. 일이 많은게 행복한 것이다.
3. 다른 일을 꿈꿔라
    3-1. 오늘의 시간을 모두 회사일에 100% 투자해서 안된다.
    3-2. second job을 위한 시간을 투자한다. 내가 할 수 있는 일의 범위가 늘어나게 된다.
    3-3. 다양한 사람을 만나고 각종 세미나 동호회 활동
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