시간관리 노하우 정리(1)
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야근을 없애는 일 처리의 파레토 법칙
# 시간당 생산성을 높이는 방법
1. 시간관리의 2가지 왕도
1-1. 남들 잘때, 놀때 생산적인 일에 투자 : 성실함, 열정
1-2. 남들 서너시간 걸일 일을 한시간에 처리 : 지식, 역량
3. 시간관리의 첫 걸음
3-1. 자신이 진정 하고 싶은, 즐길수 있는 일 하기
3-2. 목표 설정
4. 목표관리법
4-1. 자신의 그릇보다 좀 더 큰 목표설정
4-2. 실행전략 수립 : 정리를 꼼꼼히, 세부적으로
4-3. 지표관리 : 구체적인, 숫자로된 지표설정
# 시간을 단축하는 사고법
1. 균형감 있게 일하기 : 내가 할 수 없는 일 위임, 새로운 일 도전하기
2. 일은 처리보다 정리가 중요 : 리스트로 정리하는 습관
2-1. 내 업무와 전혀 무관한 내 일이 아닌것은 아닌가?
2-2. 내 능력으로 처리할 수 있는 일인가?
2-3. 마감 기간 내에 끝낼 수 있는 일인가 ?
2-4. 타인의 도움을 받아 협업으로 처리해야 할 일은 아닌가?
3. 업무내역을 프로젝트 별로 분류
일을 세부적으로 쪼개고, 완료하는에 어느 정도 시간이 걸릴지 계획을 수집하고 계획에 맞게 일처리를 진행하는 습관을 들여야 한다. 특정업무는 누구에게 도움을 받아야 되는지 정리하는 것도 도움. 일처리시 걸리는 시간을 확인하고, 언제 집중해야 하는지 판단해야 한다.
# GTD를 이용한 일처리 비법
1. 2가지 원칙
1-1. 머릿속으로 저장하지 않는다. : 모두 끄집어내 나열
1-2. 나열한 일을 하나씩 검토해 프로세스에 따라 처리한다.
2. GTD
1단계 : 수집 : 내게 요청이 들어온 모든 일을 보관한다.
2단계 : 처리 : 내가 할 일인지, 하지 않을 일인지를 구분한다.
3단계 : 정리 : 업무의 특성에 따라 분류하고 마감일을 정리한다.
4단계 : 검토 : 마감일의 재조정 및 우선순위를 조정한다.
5단계 : 실행 : 정리된 일감을 실행해가며 완료해 나간다.
우선순위 일을 실행하라. 언젠가 확인하고 진행해야 할 일은 someday에 보관.
GTD의 핵심은 일을 잘게 자르고 세분화 하는 것
# 퇴근 10분전 알차게 활용하기
1. 하루를 돌이키며 시간 낭비가 발생한 시점과 어떤일을 못했는지 확인 : 특별한 이유없이 제시간에 끝내지 못한 시간을 찾아야 한다. 집중이 되지 않는 시간에 회의, 외근, 전화통화, 단순 반복작업 처리를 하고 집중이 잘 되는 시간을 찾아 집중적으로 일할 여건을 마련한다.
2. 퇴근 전 완료된 일 정돈 : 일을 마무리한 이후에 산출물이 나온다. 산출물을 정리하고 명확히 일을 종료했다고 스스로에게 명시화 하는 자세가 필요하다. 내가 오늘 완수한 일이 뭐고, 일이 하나 줄었다는 것을 명확히 인지해야 한다.
3. 매일 to do 리스트를 관리하는 습관. 결과적으로 지혜를 쌓아야 한다. 나에게 할당된 일이 아닌 프로젝트가 지향하는 목표와 성과를 보고 일해야 한다. 이게 지혜를 쌓는 길이다.
4. 예상대로 끝내지 못한 일은 이유 분석. 원인을 분석한 후 마감시간을 조정하고, 공지가 필요하면 주위에 공지한다.
5. 내일 할 일 정리. 일별, 주별, 월별, 분기별, 연도별 정리한다. 월별때는 프로젝트 단위로 정리한다.
# 시간을 통제하는 사람
1. 주어진 일의 난이도, 다른 업무와 우선순위를 파악해 일정 산출을 할 수 있어야 한다.
2. 내가 가진 역량과 능력을 알아야 한다.
2-1. 제 시간에 일을 처리할 수 없는 여건이면 No 라 말한다. : 커뮤니케이션 스킬 필요 (다른일 우선순위 조정, 추가인력지원 요청, 조력자 도움)
3. 숲을 보는 시각 필요 : 주어진 일이 아닌 내가 하고 있는 일을 기준으로 내일의 계획을 세울 수 있어야 한다.
# 프로젝트 모니터링 법
1. 끝낸 일은 반드시 잊어라 (부족함과 아쉬움이 있어도). 기억할 건 to do 로
2. 끝낸 업무내역은 별도의 데이터베이스화 한다.
3. 업무 결과물
3-1. 엄무 진척도 기록 : 진행 업무 내용을 기록한다. 진척 내용정리, 절대 잊지 않기 위해
3-2. 양식
* 프로젝트 명
* 시작시간과 마감시간
* 진행률 (마감률) : 진행중, 대기중, 지연중... 진척도 30%, 70%...
* 내용 : 중요 의사결정이나 이슈, 담당자, 산출물 (파일, 메일 등등)
4. 피드백 : 집요하게 요청한다. 사후 커뮤니케이션도 중요
4-1. 양식
* 업무 요청 내역에 대한 배경 설명 개요
* 수용자에게 요청하는 이유와 당위설 설명
* 업무 마감시간 엄수의 중요성
* 업무에 필요한 리소스와 피드백 방안 - 우선순위 조정, 리소스 질문시 누가 해결 할 수 있는지 설명
# 일처리의 파레토 법칙
1. 20% 인재가 되려면 핵심과업 20%에 참여하라 : 중요 프로젝트 핵심업무에 참여
2. 인재로 추천받을 수 있도록 평소에 노력
3. 빠른 피드백으로 인정 받기 : 업무 중요도가 높은 일에 많은 시간 배분
* 중요한 일 : 시간을 많이 투입해 완성도를 높인다.
* 덜 중요한 일 : 시간을 최소한으로 사용하고, 완성도는 다소 희생한다.
3-1. 마감일은 받드시 지켜야 한다.
# 직장인의 숙명, 멀티태스킹
1. 정확한 임무 하달 받기
1-1. 요청자가 원하는 것이 무엇인지 정확히 파악한다. : 우선순위 결정
1-2. 업무 부하로 멀티태스킹이 어려운 경우에 선택과 집중이 필요
2. 양식
* 업무 요청자
* 시작시간과 마감시간
* 업무 산출물에 포함되어야할 구체적 내용과 보고 방식
* 본 업무와 관련된 부서와 업무 결과가 주는 기대 효과와 영향
3. 집중해서 일하고, 기억하기 : 마음 수양과 감정 통제, 근무환경과 집중 근무 시간대를 찾는다.
4. 멀티 태스킹시 머릿속에 하고 있는 일들을 잊지 않고 기억해야 한다.
# 회의 시간 단축법
1. 회의 목적과 방식 이해
1-1. 회의 목적에 따른 3가지 분류
* 정보 전달 고지 : 발표
* 의사 결정을 위한 합의 도출
* 아이디어 수집
2. 회의 시작과 끝 시간 준수하기 : 회의 에 참여한 목적과 목표에 대해 명확히 인지 : 참석요청시 충분한 설명
2-1. 회의 참여 요청서
* 회의 시간과 장소
* 참석자 명단
* 회의의 목적과 목표
* 회의에서 논의 할 주제
* 회의와 관련된 자료
* 회의에 왜 당신이 필요하고, 어떤 역할을 해주길 원하는지 설명 (참석자 별)
3. 회의록 정리하기 : 회의록에는 결론과 실행이 담겨야 한다. 능력과 경험을 갖춘 시니어가 작성
3-1. 회의에 대한 기본적 개요
3-2. 회의에서 논의한 내용
3-3. 결론과 향후 계획 (마지막에 자신의 생각, 코멘트를 함께 적는것도 도움이 된다.)